Hur förs loggboken?

Bolaget ska upprätta en insiderförteckning (“loggbok”) över alla personer som: (a) har tillgång till insiderinformation, och arbetar för bolaget, genom anställningskontrakt eller (b) på annat vis utför uppgifter genom vilka de har tillgång till insiderinformation, såsom rådgivare, revisorer eller kreditvärderingsinstitut (MAR Art. 18).

Loggboken ska vara elektronisk – och kraven på innehåll är mycket detaljerade. Upprättandet ska ske utan dröjsmål när insiderinformationen har identierats och sedan vid varje förändring (t ex när nya personer tillkommer). Varje uppdatering ska specificera datum och klockslag för den ändring som föranledde uppdateringen.

Emittent (eller person som handlar på emittentens vägnar) ska uppdatera loggboken utan dröjsmål:

• När anledningen till att en person förekommer på insiderförteckningen ändras.
• När en ny person har insiderinformation (och därför behöver läggas till).
• När en person ej längre har tillgång till insiderinformation.

På FI’s begäran ska loggboken snarast överlämnas.

Om en annan person som handlar på emittentens vägnar eller för emittentens räkning tar på sig uppgiften att utarbeta och uppdatera loggboken, förblir ändå emittenten till fullo ansvarig för att bestämmelserna om förande av loggbok följs.

Varje avsnitt i loggboken ska ha en rubrik som anger namnet på den affärsspecifika eller händelsebaserade insiderinformationen.

I fältet ”Företagsnamn och företagsadress” anges normalt det företag där personen ifråga är anställd samt adressen till den plats där personen arbetar.

I fältet ”Anledning till att personen har tillgång till insiderinformation” anges skälet (t ex legal rådgivare) till att personen har tillgång till informationen (d v s ej vilken specifik insiderinformation en person har, ej heller vilken titel personen har i bolaget).

Emittenten ska vidta alla rimliga åtgärder för att alla personer som tas upp i loggboken skriftligen bekräftar att de är medvetna om de rättsliga skyldigheter som detta för med sig och om de sanktioner som är tillämpliga vid insiderhandel och obehörigt röjande. Om en person som tidigare har varit upptagen i en viss emittents loggbok, och därvid lämnat sådan skriftlig bekräftelse, tas upp i ett nytt avsnitt behövs ingen ny bekräftelse utan det är tillräckligt att emittenten skickar en underrättelse till personen i fråga. (Om den senaste bekräftelsen avgivits i anledning av en underrättelse som endast upplyste om de sanktioner som gällde före 1 februari 2017, bör dock en ny bekräftelse inhämtas.)

När loggboken uppdateras krävs ej att föregående lydelse särskilt lagras (enligt FI’s tolkningsbesked underhand). Det är då tillräckligt att löpande föra in nya personer i loggboken och anteckna på föreskrivet sätt när loggboken senast uppdaterades jämte datum och klockslag (d v s bl a med användande av tidskoden UTC), för när personer fick, respektive upphörde, att ha insiderinformation. Den som för loggbok ska dock säkerställa ”tillgång till och återvinning av tidigare versioner” av loggboken (Genomförandeförordningen). Detta betyder bl.a. att inaktuella avsnitt måste bevaras på ett sätt som motsvarar kraven på tillgång till aktuella avsnitt. Det betyder rimligen också att om en loggbok överförs i nytt format eller liknande ska den tidigare versionen bevaras. Så länge emittenten enbart löpande och på föreskrivet sätt för in ny information i loggboken, anses dock endast en version av loggboken finnas (inga ”tidigare versioner”), där det på ett vederbörligt sätt också framgår hur personer tillkommit i takt med att fler individer erhållit insiderinformationen.

Läs mer om vad emittenter måste uppfylla för att följa MAR.